Müssen Sie wissen, welche Reisekosten Spesen berechtigterweise auf eine Steuererklärung abgezogen werden können Leider ist die Antwort nicht immer einfach. Reisebezogene Steuerabzüge können schwer zu ermitteln sein. Es hängt wirklich von den individuellen Umständen des Geschäftsreisenden ab.
Richtlinien für Unternehmensreisen, Reiseorte, Reisebestimmungen und -verfahren des IRS, Übernacht- und Tagesreisen, Auslandsreisen und Inlandsreisen sowie die Angemessenheit der Buchführung sind Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, wenn man entscheidet, was tatsächlich von der Steuer abgezogen werden sollte Rückkehr.
Warum Steuerabzüge für Reisen sind nicht so einfach
IRS untersucht weiterhin die Abzüge von Geschäftsreisen. Zusammen mit dem Kongress hat das IRS eine komplexe Reihe von Geschäftsreisegesetzen , -regeln, -regelungen, -prozeduren und -richtlinien erstellt, um einige der wahrgenommenen Missbräuche einzudämmen. Dies hat jedoch den Prozess erheblich komplizierter gemacht.
Leider hat sich das Pendel mit den zusätzlichen Komplexitäten in die andere Richtung gedreht. Heutzutage können rückvergütete und nicht zurückgeforderte Geschäftsreisende leicht und irrtümlicherweise davon ausgehen, dass sie keinen Anspruch auf Reiseabzüge haben, obwohl sie tatsächlich in der Lage sind. Darüber hinaus neigen Geschäftsreisende dazu, sich auf ihre eigenen gesunden Menschenverstand-Definitionen von Geschäftsreisespesen zu verlassen, die von den eigenen Reiserichtlinien ihres Unternehmens beeinflusst sein können oder nicht. Dennoch definiert die IRS Geschäftsreisen Ausgaben breiter als sowohl gesunden Menschenverstand und viele Unternehmensrichtlinien.
Die Inanspruchnahme sämtlicher IRS-Geschäftsreisekosten, auf die ein Geschäftsreisender Anspruch hat, erfordert jedoch, dass ein Labyrinth von Buchhaltungsanforderungen durchlaufen wird, in denen in einigen Fällen überhaupt keine Quittungen erforderlich sind und in anderen Fällen Quittungen nicht vorliegen genug!
Die IRS hat nicht nur die wahrgenommenen Missbräuche im Bereich Geschäftsreisen eingedämmt, sondern es hat es für einen durchschnittlichen Geschäftsreisenden schwierig, wenn nicht sogar unmöglich gemacht, alle seine legitimen Reiseabzüge selbstbewusst in Anspruch zu nehmen.
Tracking Reisekosten
Wie jeder Geschäftsreisender weiß. Ausgaben auf der Straße können summieren.
Aus diesem Grund gibt es jetzt eine Reihe von Online-Kostenüberwachungsdiensten für Geschäftsreisende. Viele dieser Dienste werden verwendet, um Reisekostenerstattungspläne für Unternehmen umzusetzen, Kundenrückrechnungsberichte zu generieren oder einfach grundlegende Reisekosten nachzuverfolgen. Viele von ihnen bieten Apps an, mit denen jetzt Quittungen mit Ihrem Telefon erfasst werden können.
Während diese Dienstleistungen ihre beabsichtigten Funktionen gut erfüllen, sind sie nicht dazu gedacht, Beträge zu erfassen und zu melden, die der Geschäftsreisende tatsächlich von seiner Steuererklärung abziehen kann. Diese Dienstleistungen können jedoch als guter Ausgangspunkt für 1) das Erzeugen von Reisekostenbeträgen, die tatsächlich von der eigenen Steuererklärung abziehbar sind, und 2) Befolgen eines Labyrinths von IRS- und Steuergerichtsregeln, die die "Beweislast" für die Inanspruchnahme dieser Leistungen festlegen, verwendet werden Abzüge. Viele der Jahresendberichte dieser Dienste müssen geändert oder geändert werden, um alle Ihre Steuerabzüge zu beanspruchen und gleichzeitig die IRS-Anforderungen zu erfüllen.
Da unterwegs alles teurer ist, ist es notwendig, jeden Cent, den man während einer Dienstreise verbraucht, im Auge zu behalten, selbst für "persönliche" Ausgaben und auch dann, wenn Belege verloren gegangen, verlegt oder anderweitig nicht verfügbar sind Tipps.
Zum Zeitpunkt der Besteuerung können sogar diese Ausgaben abzugsfähig sein.
Steuertipps für Geschäftsreisende, um Abzüge zu maximieren
Behalten Sie diese Steuertipps im Hinterkopf, während Sie Ihre Geschäftsreisekosten nachverfolgen:
- Bewahren Sie Ihre Belege immer auf! Es kann unmöglich sein, jede Quittung zu behalten oder sogar eine Quittung für jede einzelne Ausgabe zu erhalten. Die IRS weiß das und sie haben Richtlinien implementiert, um die Steuerzahler dabei zu unterstützen. Obwohl einige Ihnen sagen können, dass Quittungen nicht für Ausgaben unter $ 75 erforderlich sind, lassen Sie sich nicht täuschen. In diesen Fällen ist möglicherweise ein Protokoll erforderlich. Die beste Vorgehensweise besteht darin, jeden Empfang zu ermöglichen.
- Führen Sie immer Aufzeichnungen über die erstatteten Ausgaben. Die Rückerstattungsrichtlinien der Unternehmen werden nach verschiedenen IRS-Richtlinien und den tatsächlichen an den IRS gemeldeten Beträgen klassifiziert. Auch wenn Sie erstattet werden, können Sie dennoch steuerfrei sein.
- Loggen Sie sich in die aktuellen Orte ein, zu denen Sie reisen. Sie haben möglicherweise das Recht, "Standard" -Beträge für bestimmte Dinge wie Mahlzeiten und Nebenkosten je nach Reiseort abzuziehen. In vielen Fällen können diese Standardbeträge mehr als das sein, was tatsächlich ausgegeben wurde.
- Ziehen Sie persönliche Ausgaben ab, während Sie unterwegs sind. Aber sei vorsichtig in diesem Bereich. Die IRS weiß, dass Sie während Ihrer Reise zusätzliche Lebenshaltungskosten haben, die Sie nicht hätten aufwenden müssen, wenn Sie von zu Hause aus gearbeitet hätten. Je "persönlicher" diese Gegenstände sind und je größer der Dollarbetrag ist, desto mehr werden sie natürlich einer genaueren Prüfung unterzogen. Sie möchten kein neues Auto während der Reise kaufen und nennen es eine "zusätzliche Lebenshaltungskosten" während einer Geschäftsreise, aber viele persönliche oder wiederkehrende Lebenshaltungskosten während der Reise, wie Mobiltelefone, Unterhaltung, Hygieneartikel und Over-the- Gegenmedikationen, um nur einige zu nennen, können abgezogen werden. Wiederum müssen vernünftige Grenzen gesetzt werden und Dokumentation ist noch erforderlich.
Behalten Sie diese grundlegenden Richtlinien im Hinterkopf, wenn Sie sich einem neuen Jahr von Geschäftsreisen nähern, und Sie und Ihr Steuerberater sind auf einem guten Weg, Ihre legitimen Reisekosten zu fordern, abzuziehen und zu verteidigen.