Erfahren Sie, wie Sie Ihre potenziellen Reiseabzüge maximieren können
Herauszufinden, was das IRS als angemessene Geschäftsreisekosten erlauben kann, kann schwierig sein, besonders wenn es um Auslandsreisen geht.
Einer meiner früheren Artikel beschreibt, wie man Reisekosten abzieht, wenn man persönliche Ausflüge (oder Aktivitäten) mit Geschäftsreisen kombiniert. Grundsätzlich muss die Geschäftsreise in erster Linie für das Geschäft sein, um die gesamte Reise als Geschäftsaufwand zu beanspruchen. Der entscheidende Faktor ist in der Regel die Menge an Zeit (keine Ausgaben) für Geschäftsaktivitäten im Vergleich zu Zeit für persönliche Aktivitäten ausgegeben.
Wenn mehr Zeit für das Geschäft aufgewendet wird, gilt die gesamte Reise als selbstbehaltende Geschäftsreise. Und natürlich, wenn Sie keine wesentlichen persönlichen Aktivitäten durchführen, ist Ihre gesamte Geschäftsreise vollständig abzugsfähig.
Auslandsabzüge
Bei Auslandsreisen müssen Sie nicht nur die oben genannten Geschäftszeiten erfüllen, sondern auch zusätzliche Hürden nehmen, wenn:
1) Ihre gesamten Auslandsreisetage sind mehr als 7 aufeinanderfolgende Tage
UND
2) Ihre Auslandsreise "Nicht-Geschäftstage" beträgt 25% oder mehr Ihrer gesamten Auslandsreisetage.
So funktioniert das alles
Am Montag fliegen Sie von Boston nach London und nehmen an ganztägigen Geschäftskongressen und -treffen bis Donnerstag teil. Von Freitag bis Sonntag besuchen Sie London. Sie kehren am Montag nach Boston zurück. Der Großteil der für Geschäftsaktivitäten aufgewendeten Zeit übersteigt die Zeit, die für persönliche Aktivitäten aufgewendet wird, sodass Sie die allgemeine "Zeit" -Regel für alle geschäftlichen und persönlichen Reisen erfüllen.
Bis jetzt qualifizieren Sie sich für eine 100% Geschäftsreise. Jetzt wenden Sie die fremden Regeln an; Da Ihre "gesamten Auslandsreise" Tage nicht länger als 7 Tage sind, gelten keine besonderen ausländischen Regeln, und Sie behalten Ihre vollständig abzugsfähige Geschäftsreise.
Wenn Sie bis Freitag Ihr persönliches Wochenende bis Montag verlängert haben und Dienstag verlassen haben, erfüllen Sie immer noch die allgemeine Zeitvorschrift, aber Ihre Auslandstage überschreiten 7 aufeinander folgende UND Ihre "persönlichen Tage" (3 Tage - Samstag, Sonntag, Montag ) sind größer als 25% Ihrer gesamten Auslandsreisetage (Gesamtauslandsreisetage Montag bis zum folgenden Dienstag = 8 Tage und 25% von 8 = 2.
Also 3 persönliche Tage überschreiten 2). Daher müssen Sie den Abzug Ihrer Geschäftsreise um 3/8 (persönliche Tage / gesamte Auslandstage) reduzieren.
Ausnahmen
Nun, tief in der Abgabenordnung gibt es ein paar Ausnahmen von dieser Auslandsreise-Regel: Erstens, wenn Sie zeigen können, dass Sie entweder nicht die Kontrolle über die Geschäftsreise haben (nicht entscheiden, ob die Reise notwendig ist) oder dass die Hauptverkehrsordnung Motivation der Reise war nicht persönlich (gute geschäftliche Gründe für die Reise), dann meidet man die ausländische Reiseregel, und man kommt wieder auf eine voll absetzbare Geschäftsreise. Eine andere Möglichkeit, die Regel für Auslandsreisen zu vermeiden, besteht darin, die IRS-Methode zur Definition von "Geschäftstagen" zu verwenden.
Zum Beispiel werden Tage zwischen "Geschäftstagen" (Wochenenden, Feiertagen oder sogar anderen Wochentagen) selbst zu "Geschäftstagen". Wenn Sie also in unserem Beispiel am Dienstag ein anderes Geschäftsmeeting hatten und am Mittwoch abreisten, werden alle Ihre "Auslandstage" zu "Geschäftstagen", weil Samstag, Sonntag und Montag zwischen zwei klar "Geschäftstagen" und dem Reisetag lagen Heimkehr ist auch Geschäft. Daher haben Sie keine "persönlichen Tage". Da Ihre persönlichen Tage (0) jetzt nicht mehr als 25% Ihrer gesamten Auslandsreisetage betragen, gelten keine besonderen Auslandsreisebestimmungen.
Zurück zu einer vollständig abzugsfähigen Geschäftsreise, vorausgesetzt, die in meinem vorherigen Artikel erläuterte Zeitaufwandsregel ist erfüllt (in diesem Beispiel wäre es die Zeit, die für geschäftliche Aktivitäten aufgewendet wurde - 7 Tage von Montag bis Freitag und am folgenden Dienstag und Mittwoch , überstieg die Zeit für persönliche Aktivitäten -3 Tage, Samstag, Sonntag und Montag).
Wenn Sie nach Ihrem Dienstagstreffen noch zwei Tage in London bleiben und die Kultur genießen, kehren Sie am Freitag zuerst zur allgemeinen Zeitregel zurück: 7 Arbeitstage (MF, Di, Fr) vs. 5 persönliche Tage (Sa, So , Mo, Mi, Do). Die allgemeine Regel für die Zeit, die Sie für geschäftliche und persönliche Aktivitäten benötigen, ist erfüllt. Ihre Reise ist daher vollständig abzugsfähig. Jetzt müssen die ausländischen Reiseregelungen überprüft werden; Ihre gesamten Auslandsreisetage überschreiten 7 aufeinander folgende Tage, aber Sie haben nur 2 persönliche Tage unter den ausländischen Regeln (nur der letzte Mittwoch und Donnerstag jetzt, da Samstag, Sonntag und Montag zwischen anderen "Werktagen" waren), die weniger als 25% sind der jetzt insgesamt 12 Tage Auslandsreise.
Daher gelten die ausländischen Reiseregelungen nicht. Sie sind wieder bei einer vollständig abzugsfähigen Geschäftsreise.
Empfehlungen
Wie Sie sehen können, wäre es ein Vorteil, wenn Ihre Geschäfts- / Kongresssitzungen alle paar Tage verteilt werden und aus "persönlichen Tagen" "Geschäftstage" werden. Einige legitime Geschäftsgründe, warum Ihre Meetings / Conventions verteilt werden können, beinhalten: Zeit für Brainstorming zu bestimmten Geschäftsstrategien, Terminierung von Konflikten mit Schlüsselmitarbeitern, verschiedene Meetings, Vorbereitung zwischen aufeinanderfolgenden Meetings erforderlich, besuchte Kunden waren nur bestimmte Tage, Konvention und andere Termine für Geschäftsbesprechungen fielen nicht zusammen, usw. Was auch immer der geschäftliche Grund für unregelmäßig geplante Geschäftsveranstaltungen ist.
Auch bei der Anwendung der ausländischen Reiseregeln gelten laut IRS Teilgeschäftstage als vollständige Geschäftstage, "so ist ein zweistündiges Geschäftstreffen am Morgen, gefolgt von persönlichen Aktivitäten den Rest des Tages, ein" Geschäftstag ". "
Optimieren Sie Ihre möglichen Abzüge
Je mehr ausländische Reisetage Sie legal als "Geschäftstage" einstufen können, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Wirkung der besonderen Auslandsreisebestimmungen vermeiden.
Wenn Sie selbständig sind, können Sie diese Informationen natürlich zu Ihrem Vorteil nutzen.
Aber was ist mit dem Angestellten des Unternehmens, der Reisekosten erstattet bekommt? Berücksichtigen Sie Folgendes: Aufgrund unserer Ausführungen zu den oben genannten Reisebestimmungen bestimmen Sie, dass es sich bei Ihrer Reise um eine vollständig abzugsfähige Geschäftsreise handelt. Jetzt, während Sie in London sind, erstattet Ihnen Ihr Unternehmen Mahlzeiten in Höhe von 65 US-Dollar pro Tag. Sie wenden Spesenabrechnungen für etwaige Spesen an. Auch wenn Ihr Unternehmen Ihnen für Mahlzeiten von 65 US-Dollar pro Tag erstattet oder bezahlt, können Sie die Differenz zwischen dem IRS Per Diem Meal-Betrag für London (144 US-Dollar pro Tag) und dem, was Sie für jeden Tag erstattet bekommen, abziehen. weg. Wenn Ihr Unternehmen Ihnen die Unterkunft für $ 175 pro Tag erstattet, beträgt die IRS Per Diem Lodging für London jetzt $ 319. Das stimmt, die Differenz ist steuerlich abzugsfähig. Das Gleiche gilt für Auslagen. Im Laufe eines Jahres kann sich dieser Unterschied addieren.
Wenn Sie also persönliche Aktivitäten mit Geschäftsreisen vermischen, überprüfen Sie die obigen Diskussionen, um festzustellen, ob die meiste Zeit für geschäftliche Aktivitäten ausgegeben wird (die allgemeine "Zeit" -Regel) und ob Auslandsreisen involviert sind, ob Sie das Ausland vermeiden können Reisevorschriften wie oben beschrieben. Wenn nicht, reduzieren Sie Ihre Dienstreiseabzüge um das angemessene Verhältnis von "Nicht-Geschäftstagen" zu "Gesamtzahl der im Ausland verbrachten Tage".